Dentro del mundo de los negocios y, de las organizaciones en general, la “inteligencia de negocios”, es un concepto respaldado por una nueva manera de hacer las cosas, posible, gracias a los avances de los sistemas de información y las tecnologías de la información. La información es un factor crítico para el éxito empresarial, una información cada día más abundante y diversa, procedente de múltiples fuentes, que llegan en diferentes formatos, que hay que recoger, ordenar, explotar, y manipular para obtener un valor añadido, forma parte de la estrategia competitiva de las organizaciones. El uso de la información como un arma estratégica, con soporte de herramientas informáticas, conteniendo aplicaciones analíticas, que ayudan a las organizaciones a maximizar su rendimiento en los negocios, generando la eficiencia operativa, forma parte de la inteligencia del negocio. Así mismo, la gestión del conocimiento ayuda a obtener mayor comprensión y entendimiento del entorno y de los procesos desde la propia experiencia en las personas y organizaciones. En la primera década del siglo veintiuno, las empresas acometen una gran variedad de iniciativas para alcanzar sus objetivos, bajo la influencia de cinco elementos fundamentales: Velocidad de cambio, innovación de nuevos modelos de negocio, nuevas estructuras de relaciones entre las empresas, sus clientes y asociados, la conectividad de personas, organizaciones y países, y el valor del conocimiento residente en la empresa.
En los últimos años, ha existido un gran crecimiento en las capacidades de generar y colectar datos, debido básicamente al gran poder de procesamiento de las máquinas como a su bajo costo de almacenamiento. Sin embargo, dentro de estas enormes masas de datos existe una gran cantidad de información oculta, de gran importancia estratégica, a la que no se puede acceder por las técnicas clásicas de recuperación de la información. El descubrimiento de esta información oculta es posible gracias a la minería de datos, que entre otras sofisticadas técnicas aplica la inteligencia artificial para encontrar patrones y relaciones dentro de los datos permitiendo la creación de modelos, es decir, representaciones abstractas de la realidad, pero es el descubrimiento del conocimiento que se encarga de la preparación de los datos y la interpretación de los resultados obtenidos, los cuales dan un significado a estos patrones encontrados. Así el valor real de los datos reside en la información que se puede extraer de ellos, información que ayude a tomar decisiones o mejore la comprensión de los fenómenos que rodean al ser humano. Hoy, más que nunca, los métodos analíticos avanzados son el arma secreta de muchos negocios exitosos. Empleando métodos analíticos avanzados para la explotación de datos, los negocios incrementan sus ganancias, maximizan la eficiencia operativa, reducen costos y mejoran la satisfacción del cliente
La minería de datos ha emergido como una de las tecnologías más poderosas de la inteligencia de negocios. El término minería de datos se refiere a un amplio espectro de técnicas de modelado matemático y herramientas de software utilizadas para encontrar patrones en los datos y construir modelos a partir de los mismos. Se considera a la minería de datos como una etapa fundamental en el descubrimiento de conocimiento a partir de datos. La minería de datos es una herramienta tecnológica que desarrolla ventajas competitivas, debido a que permite extraer conocimiento útil y novedoso dentro de las bases de datos en las organizaciones, facilitando así la toma de decisiones, ya que presenta información más adecuada, lo que permite diseñar estrategias más personalizadas y dinámicas que se adapten a los constantes cambios del entorno, sector o industria. El uso de la minería de datos se hace evidente en diversas áreas del conocimiento dado que: (1) Contribuye a la toma de decisiones tácticas y estratégicas. (2) Genera modelos descriptivos para visualizar y comprender los datos e identificar patrones, relaciones y dependencias que impactan en los resultados finales, tales como un manejo de costos, aumentos de rentabilidad o ingresos, gestión de fraudes, minimización de riesgos, y otros útiles para guiar la estrategia y planificación de una organización.
Algo peor que no tener información disponible es tener mucha información y no saber qué hacer con ella. La “inteligencia de negocios” es la solución a ese problema, pues por medio de dicha información puede generar escenarios, pronósticos y reportes que apoyen a la toma de decisiones, lo que se traduce en una ventaja competitiva. La clave para la inteligencia de negocios es la información y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones. En la actualidad hay una gran variedad de software de inteligencia de negocios con aplicaciones similares que pueden ser utilizados en las diferentes áreas de la empresa, tales como, ventas, marketing, finanzas, etc. Son muchas las empresas que se han beneficiado por la implementación de una sistema de inteligencia de negocios, además se pronostica que con el tiempo se convertirá en una necesidad de toda empresa.
La inteligencia de negocios se puede definir como el proceso de analizar los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimiento de ellos. Dentro de la categoría de bienes se incluyen las bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de información relevante para la empresa. La inteligencia de negocios apoya a los tomadores de decisiones con la información correcta, en el momento y lugar correcto, lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La información adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa la efectividad de cualquier empresa. La tecnología de inteligencia de negocios no es nueva, ha estado presente de varias formas por lo menos en los últimos treinta años, comenzando por generadores de reportes y sistemas de información ejecutiva en los años 1980. Entiéndase como sinónimos de tecnología de inteligencia de negocios los términos aplicaciones, soluciones o software de inteligencia de negocios.
Para comprender mejor el concepto de inteligencia de negocios se cita el siguiente ejemplo. Una franquicia de hoteles a nivel nacional que utiliza aplicaciones de inteligencia de negocios para llevar un registro estadístico del porcentaje promedio de ocupación del hotel, así como los días promedio de estancia de cada huésped, considerando las diferencias entre temporadas. Con esta información los administradores de la cadena de hoteles pueden: (1) Calcular la rentabilidad de cada hotel en cada temporada del año. (2) Determinar quienes constituyen su segmento de mercado. (3) Calcular la participación de mercado de la franquicia y de cada hotel. (4) Identificar oportunidades y amenazas. Estas son sólo algunas de las formas en que una empresa u organización se puede beneficiar por la implementación de software de inteligencia de negocios, hay una gran variedad de aplicaciones que brindan a la empresa la habilidad de analizar de una forma rápida por qué pasan las cosas y enfocarse al análisis de patrones y amenazas.
Todas las soluciones de inteligencia de negocios tienen funciones parecidas, pero deben reunir al menos los siguientes componentes: (1) Multidimensionalidad. La información multidimensional se puede encontrar en hojas de cálculo, bases de datos, etc. Una herramienta de inteligencia de negocios debe ser capaz de reunir información dispersa en toda la empresa e incluso en diferentes fuentes para así proporcionar a los departamentos la accesibilidad, poder y flexibilidad que necesitan para analizar la información. Por ejemplo, un pronóstico de ventas de un nuevo producto en varias regiones no está completo si no se toma en cuenta también el comportamiento histórico de las ventas de cada región y la forma en que la introducción de nuevos productos se ha desarrollado en cada región en cuestión. (2) Minería de Datos. Las empresas suelen generar grandes cantidades de información sobre sus procesos productivos, desempeño operacional, mercados y clientes. Pero el éxito de los negocios depende por lo general de la habilidad para ver nuevas tendencias o cambios en las tendencias. Las aplicaciones de minería de datos pueden identificar tendencias y comportamientos, no sólo para extraer información, sino también para descubrir las relaciones en bases de datos que pueden identificar comportamientos que no son muy evidentes. (3) Agentes. Los agentes son programas que aparentemente piensan. Ellos pueden realizar tareas a un nivel muy básico sin necesidad de intervención humana. Por ejemplo, un agente puede realizar tareas un poco complejas, como elaborar documentos, establecer diagramas de flujo, etc. (4) Almacenes de Datos. Es la respuesta de la tecnología de información a la descentralización en la toma de decisiones. Coloca información de todas las áreas funcionales de la organización en manos de quien toma las decisiones. También proporciona herramientas para búsqueda y análisis.
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